ENGAGEMENT ENVERS LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La SCMO reconnaît l'importance de la vie privée et s'engage à maintenir l'exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu'elle recueille au sujet de ses membres, de ses abonnés, des participants aux congrès, des fournisseurs, des clients et d'autres contacts, tels que décrit dans cet énoncé de politique.

QUE SONT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les renseignements personnels consistent en tout renseignement personnel identifiable, comme votre nom, adresse de résidence ou de courriel, numéros de téléphone et de télécopieur, renseignements sur votre adhésion, vos abonnements et le congrès, renseignements relatifs au crédit et dossiers de facturation, les états de service, les plaintes, opinions et préférences enregistrées.

Les renseignements accessibles au public, comme la dénomination, l'adresse et les numéros de téléphone et de télécopieur d'une entreprise ne sont pas considérés comme étant des renseignements personnels.

COLLECTE ET USAGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La SCMO collecte et utilise des renseignements personnels dans le seul but d'offrir des services relatifs aux membres, aux congrès ou aux abonnements, de recevoir les produits et services requis et de communiquer avec les membres, abonnés, congressistes, fournisseurs et autres contacts au sujet de leur compte ou des affaires commerciales de la SCMO. Tous les contacts peuvent à tout moment indiquer à la SCMO le moyen de communication qu'ils préfèrent (par défaut). Ils peuvent choisir de ne recevoir aucunes des communications qui ne sont pas directement liées à leur adhésion, leur abonnement ou leurs affaires avec la SCMO.

CONSENTEMENT PRÉALABLE

La SCMO obtiendra le consentement préalable avant la collecte, l'usage et la divulgation de renseignements personnels, tels que requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et d'autre législation relative à la protection de la vie privée. Sous réserve d'exigences juridiques et contractuelles, toute personne peut en tout temps refuser de consentir à la collecte, à l'usage et à la divulgation de renseignements personnels en donnant un préavis raisonnable. Si l'usage prévu ou la divulgation des renseignements personnels de la Société change, la SCMO devra envoyer un avis au préalable.

RESTRICTION DE L'USAGE ET DIVULGATION

La SCMO offre un répertoire des membres qui est accessible via l'Internet aux membres seulement. Seuls les noms des membres sont publiés dans le répertoire, à moins que le membre donne la permission explicite et individuelle qu'y soient inscrits par défaut ses adresses postales ou courriels, ou ses numéros de téléphone ou de télécopieur .

Des renseignements sur des groupes sélectionnés de membres seront fournis aux administrateurs, aux présidents de comité, ainsi qu'aux membres de l'Exécutif des centres de la SCMO afin de leur permettre d'offrir des services aux membres aux niveaux national et des centres. Ils seront avisés de ne pas transmettre ces renseignements et de s'en débarrasser lorsque leur mandat dans la SCMO sera terminé.

L'énoncé de la SCMO est qu'elle ne distribuera ni ne vendra sa liste de membres à personne. Toutefois, la SCMO consent parfois à distribuer des renseignements aux membres au nom d'un client s'ils sont jugés utiles aux membres. Les membres peuvent opter en tout temps de ne pas faire partie de cette liste de distribution.

L'énoncé de la SCMO est que toutes les communications à l'échelle nationale avec les membres en général se feront par le biais du bureau national.

SECURITÉ

La SCMO s'engage à protéger la sécurité des renseignements personnels qu'elle recueille. Des mesures de sécurité ont été adoptées telles que l'accès restreint au bureau de la SCMO, le verrouillage des classeurs, l'accès restreint par coupe-feu aux bases de données électroniques et l'utilisation de mots de passe pour les ordinateurs. Ces mesures sont en place afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que l'accès, la reproduction, la divulgation, l'usage ou la modification non autorisés. L'accès à ces renseignements est restreint au personnel de bureau de la SCMO qui a été formé à respecter le caractère privé des renseignements personnels de la SCMO, conformément avec cet énoncé de politique, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et toute autre législation applicable.

TRANSPARENCE ET DISPONIBILITÉ

Cette politique est publiée sur le site Web de la SCMO au www. scmo. ca. Pour en obtenir un exemplaire ou pour obtenir réponse à toute question concernant cet énoncé de politique ou son application, veuillez communiquer avec l'agent chargé de la protection des renseignements personnels de la SCMO à vieprivee@scmo.ca.

ACCÈS INDIVIDUEL

Toute personne souhaitant connaître les renseignements personnels dans son dossier à la SCMO, avoir accès à ces renseignements, en recevoir une copie, les corriger ou les modifier, pour en connaître la source, pour savoir comment ils ont pu être utilisés, etc., peut communiquer avec l'agent chargé de la protection des renseignements personnels de la SCMO à vieprivee@scmo.ca.

La SCMO ne refusera pas à un individu l'accès à ses propres renseignements personnels, à l'exception de circonstances permises par la législation applicable relative à la protection de la vie privée. Si l'accès est refusé, la SCMO fournira la(les) raison(s) du refus. Ces raisons peuvent être que les renseignements portent sur d'autres personnes, qu'ils sont régis par des privilèges juridiques, commerciaux ou par le secret professionnel ou qu'ils portent sur un sujet en litige.

IMPUTABILITÉ ET RECOURS

Pour toute question ou tout commentaire au sujet des renseignements personnels fichés à la SCMO, veuillez communiquer avec l'agent chargé de la protection des renseignements personnels de la SCMO à vieprivee@scmo.ca.

Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse obtenue dans les 30 jours suivant le dépôt d'une requête ou d'une plainte, ou dans les 60 jours si une prolongation a été accordée, vous devriez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou le commissaire à la protection de la vie privé de votre province en recours.

Approuvé par la Conseil de la SCMO
le 23 septembre 2004
 
 
 

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