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Table des matières
5.1 Auteurs
5.2 Directeurs scientifiques
(y compris les co-directeurs, selon le cas)
5.3 Directeurs scientifiques
invités pour les numéros spéciaux et sections spéciales
5.4 Rédacteur
technique
5.5 Arbitres
5.6 Directeur des
publications
5.7 Éditeur
6. Diverses déclarations de principe au sujet des publications
6.1 A-O – Longueur
des articles, taille du numéro et utilisation de la couleur
6.2 CMOS Bulletin
SCMO – Taille du numéro et utilisation de la couleur
6.3 Numéros
spéciaux et sections spéciales d’A-O
6.4 Droits d’auteur
6.5 Langues officielles
6.6 Unités
standard
6.7 Orthographe
6.8 Destruction des
manuscrits
6.9 Frais d'auteur
6.10 Publicité
dans les publications de la SCMO
6.11 Location de
la liste de distribution
6.12 Tirage
6.13 Édition
dans les médias non écrits
6.14 Archives
6.15 Inventaire des
anciens numéros d’A-O et du Bulletin
6.16 Déclaration
de principe sur les abonnements de la SCMO
Critères de sélection des co-directeurs scientifiques pour Atmosphere-Ocean
Déclaration de principe sur les abonnements de la SCMO
DÉCLARATION DE PRINCIPE SUR LES PUBLICATIONS DE LA SCMO
Un des principaux objectifs de la SCMO est de publier des monographies et périodiques informatifs de haute qualité sur des sujets météorologiques et océanographiques, à temps et de façon rentable.
Cette politique s’applique à toutes les publications de la Société. Toutefois, les sections 5.2 à 5.5 s’appliquent seulement à Atmosphere-Ocean.
Définitions: Dans ce document, les termes suivants ont tous une signification particulière:manuscrit – tout document soumis pour publication. Après avoir été traité et au moment de l’impression, le manuscrit peut être classé comme article, correspondance ou rectificatif, selon le cas. Les autres termes reliés conservent leur sens conventionnel.
La revue scientifique (A-O) et les monographies publiées par la SCMO fournissent aux météorologues et aux océanographes un moyen de communication avec leurs collègues de la communauté de recherche internationale.
A-O publie des articles de recherche et d’examen originaux évalués par des pairs, ainsi que des commentaires sur des articles publiés. La catégorie Notes de recherche a été abolie en 1999.
Les monographies documentent les travaux réalisés par des Canadiens ou dans lesquels des Canadiens ont collaboré de façon significative.
Le CMOS Bulletin SCMO (Bulletin) est le principal organe d’information pour tous les membres de la Societé. Il contient des articles non arbitrés, des nouvelles, des notes, des revues de livres et de la publicité.
La page d’accueil de la SCMO (page Web) est un moyen supplémentaire de communiquer à nos membres les toutes dernières informations, ainsi que de transmettre des renseignements d’ordre général aux personnes intéressées à travers le monde.
Afin de maintenir des normes élevées, il est important que la SCMO suive les meilleures pratiques actuelles et, si possible, les améliore. Ce document a pour but d’enregistrer et d’officialiser les politiques de rédaction et de production et les politiques reliées, ainsi que de définir une série de directives en matière d’éthique. Le respect de ces politiques permettra de protéger l’intégrité et la réputation de la Société en tant qu’éditeur.
Toutes les personnes impliquées dans les publications de la SCMO doivent assurer la confidentialité des manuscrits à tous les stades du processus avant la publication. Aucune information ne doit être transmise à des personnes non autorisées par l’auteur (par exemple, journalistes des médias d’information ou employés de firmes d’investissement) avant la parution de l’article imprimé.
5.1 Auteurs
Il n’est pas nécessaire pour les auteurs d’articles publiés dans les publications de la SCMO d’être membres de la Société.
a. Les auteurs ont l’obligation de présenter des données précises sur la recherche ou les travaux effectués et de transmettre les observations et les données recueillies précisément.
b. Les auteurs doivent rattacher leurs travaux à ceux d’autres et fournir des citations complètes et précises afin que les lecteurs puissent évaluer les articles objectivement. Lorsqu’une référence scientifique est disponible sur le Web, le URL complet doit être fourni, ainsi que la référence standard à la version papier, selon le cas.
c. Les auteurs doivent être prêts à défendre leur adhésion à toutes les normes formelles et informelles de l’éthique en recherche.
d. Les auteurs doivent s’assurer que les manuscrits acceptés ne causeront aucun préjudice.
e. Dans le cas d’auteurs multiples, il est entendu par la SCMO que l’auteur correspondant est responsable de toute les affaires au nom de tout le groupe et, en particulier, garantit que tous les auteurs ont lu et approuvé le manuscrit tel que soumis.
f. Les co-auteurs d’un article doivent être limités à ceux qui ont contribué de façon significative au travaux scientifiques rapportés. Les autres contributeurs devraient être mentionnés en note de bas de page ou à la section des remerciements. Tous les auteurs d’un article devraient pouvoir justifier ouvertement le contenu.
g. Les auteurs devraient éviter de segmenter les rapports de recherche ou de soumettre des rapports secondaires, puisque ces pratiques empêchent la bonne communication, occupe trop d’espace dans la revue et alourdit le processus d’arbitrage inutilement.
h. Les auteurs doivent obtenir de leur institution ou entreprise une approbation ou une autorisation formelle ou informelle de leur manuscrit avant de le faire parvenir à la SCMO.
i. Les auteurs doivent identifier les sources de toutes les informations citées et la documentation obtenue à titre personnel. Les articles sont inscrits comme "acceptés pour publication" seulement lorsque la preuve d’acceptation finale a été reçue des responsables de la revue. Les articles publiés dans les Actes de conférence doivent être cités comme "Communication personnelle". Lorsqu’un article a été soumis pour publication, cette mention peut être citée entre parenthèses dans le texte, mais non dans la liste de référence.
j. Lorsqu’un manuscrit contient de la documentation (tableaux, figures, diagrammes, etc.) protégée par un droit d’auteur, ou de la documentation "adaptée" d’une telle documentation protégée, l’auteur doit obtenir une permission écrite du détenteur du droit d’auteur (d’habitude l’éditeur et non l’auteur). Les lettres de permission doivent être envoyées au directeur scientifique avant l’acceptation finale du manuscrit. Lorsque la documentation mentionnée ci-haut n’est pas protégée par un droit d’auteur, le texte doit tout de même inclure un remerciement approprié.
k. Les auteurs doivent divulguer toute information qui pourrait affecter l’acceptation ou le refus du manuscrit. Seulement les manuscrits qui n’ont pas déjà été soumis à, ou acceptés ou publiés par une autre revue seront examinés pour publication dans A-O.
l. Si l'auteur correspondant prévoit ne pas être disponible pour approuver le manuscrit final au moment requis, il devrait avertir le rédacteur technique des coordonnées d'un remplaçant. Au cas où l'approbation de l'auteur ou de son remplaçant n'est pas reçue à temps, le manuscrit final peut être approuvé par le directeur scientifique, ou la publication du manuscrit peut être retardée à un numéro futur.
5.2 Directeurs scientifiques (y compris les co-directeurs, selon le cas)
a. Le directeur scientifique est responsable du contenu scientifique de la revue.
b. Le Conseil de la SCMO nomme un comité de rédaction pour la revue, selon les recommandations du directeur scientifique. Il est habituellement composé des directeurs scientifiques associés, qui apportent un soutien au directeur scientifique lors de l’évaluation des manuscrits pour publication et agissent comme groupe consultatif pour le directeur scientifique, au besoin.
c. Les directeurs scientifiques sont nommés par le Conseil pour un mandat renouvelable fixe de trois ans, en règle générale. Les co-directeurs scientifiques associés peuvent être en fonction pendant de nombreuses années. Si possible, les directeurs scientifiques doivent être sélectionnés selon les critères ci-joints.
d. Le poste de directeur scientifique est considéré comme une tâche normale d’un scientifique praticien et n’est pas rémunéré par la SCMO. Toutefois, les coûts directs associés aux tâches éditoriales, tels que l’aide d’une secrétaire et les services de messagerie, peuvent lui être remboursés sur approbation de la SCMO.
e. Le directeur scientifique peut nommer un ou plusieurs directeurs associés pour prendre en charge les tâches éditoriales en son absence.
f. Le directeur scientifique doit s’assurer que les manuscrits acceptés pour publication répondent à toutes les lignes directrices établies pour les auteurs.
g. Le directeur scientifique doit s’assurer du bon suivi des procédures d’arbitrage et prendre la décision finale d’acceptation ou de refus d’un manuscrit. Le directeur scientifique peut déléguer certaines tâches aux directeurs scientifiques associés, ou à un directeur scientifique temporaire ou à un directeur scientifique invité à superviser un numéro spécial ou une section, mais la responsabilité finale demeure celle du directeur scientifique.
h. Le processus d’arbitrage se produit sous la direction du directeur scientifique. Lorsqu’un manuscrit est jugé acceptable pour être considéré pour publication, les arrangements nécessaires sont pris pour qu’il soit révisé par au moins deux arbitres.
i. Les arbitres servent de consultants au directeur scientifique et ne prennent pas la décision d’accepter ou de rejeter un manuscrit. Le nom de l’arbitre ne sera transmis à l’auteur qu’avec le consentement exprès de l’arbitre. Un arbitre ne peut pas être un co-aiteur ou une personne reconnue pour sa contribution à l'article (voir section 5.5: Arbitres)
j. Le directeur scientifique s’efforcera d’assurer que les manuscrits soumis sont examinés à l’intérieur d’un délai raisonnable. Il s’efforcera aussi d’aviser l’auteur correspondant que son manuscrit a été reçu. Le directeur scientifique avisera l’auteur correspondant de tout changement au statut du manuscrit et de toute décision prise par la suite.Dans le cas où un auteur n'a pas approuvé le manuscrit final avant la date prescrite, le directeur scientifique peut l'approuver.
k. Le directeur scientifique doit s’assurer que le contenu du manuscrit d’un auteur ne soit dévoilé qu’aux personnes impliquées dans la lecture du manuscrit ou dans l’arbitrage pour le directeur scientifique ou aux personnes apportant une aide dans ces tâches. Il/elle en avisera les arbitres en conséquence.
l. Lors de l’étude des manuscrits, le directeur scientifique doit être impartial et faire part de tout conflit d’intérêt potentiel, et, si le cas se présente, déléguer le manuscrit à l’étude à un autre directeur scientifique ou à un autre membre du comité de rédaction.
m. Tous les dossiers concernant un manuscrit particulier sont la propriété de la SCMO et seront conservés par le directeur scientifique ou éliminés après consultation avec le directeur des publications. Les co-directeurs scientifiques doivent faire parvenir au directeur scientifique approprié leurs dossiers lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ou à la fin de leur mandat.
n. Lorsque le directeur scientifique est informé d’erreurs de faits ou de conclusion dans un article après sa publication, il doit, après avoir avisé l’auteur correspondant, faire paraître un erratum ou un rapport soulignant les changements. Si une note critique est soumise pour publication, le directeur scientifique informera l’auteur original afin de lui offrir la possibilité de soumettre une réfutation dans un délai spécifié. Si la note est acceptée pour publication, elle sera traitée comme un Commentaire (avec ou sans Réplique au commentaire).
o. Si le directeur scientifique reçoit des preuves convaincantes de plagiat ou de falsification de données, celui-ci peut entamer la procédure de publication d’une rétraction. Le directeur scientifique doit informer le directeur des publications dès que possible de tout manquement sérieux à l’éthique professionnelle. Si nécessaire, un avocat peut être consulté.
5.3 Directeurs scientifiques invités pour les numéros spéciaux et sections spéciales
Afin de libérer le directeur scientifique de la tâche de superviser un grand nombre d’articles dans un domaine spécialisé, il est possible de faire appel à des directeurs scientifiques invités bien connus dans le domaine scientifique en particulier. Afin d’éviter tout conflit d’intérêt, le proposant du numéro spécial ne peut agir à titre de directeur invité. Dans tous les cas, la décision finale sur tous les articles revient au directeur scientifique. (Voir aussi section 6.3)
5.4 Rédacteur technique
a. Le rédacteur technique, qui se rapporte au comité de rédaction d’A-O, est responsable de la qualité de la langue, du style et du maintien des normes de publication convenus par le comité de rédaction. Une version abrégée de ces normes est publiée à l’avant-dernière page d’A-O. La version complète est publiée sur la page d’accueil de la SCMO, sous "Instructions aux auteurs".
b. Un traducteur/assistant rédacteur technique est nommé pour traduire les résumés et assurer la qualité de tous les textes finaux de langue française. Le style et la mise en page demeurent la responsabilité du rédacteur technique.
c. Le rédacteur technique et les traducteurs sont nommés et supervisés sur une base quotidienne par le directeur des publications qui approuve aussi leurs dépenses reliées telles que les services de messagerie, les photocopies, etc. qui seront remboursées par la SCMO.
d. Le rédacteur technique doit s’occuper de toute la correspondance avec les auteurs une fois leur manuscrit accepté, à l’exception des questions financières. Les questions financières courantes sont référées au bureau d’affaires de la SCMO, à part les cas spéciaux qui sont réglés par le directeur des publications.
e. Le rédacteur technique doit s’occuper de toute la correspondance courante avec les imprimeurs concernant tous les aspects de la production.
f. Une fois un manuscrit accepté pour publication, le rédacteur technique peut effectuer des changements éditoriaux, au besoin, mais ne doit pas effectuer des changements importants au contenu d’un manuscrit sans consulter l’auteur et le directeur scientifique.
g. Le rédacteur technique doit aviser le directeur scientifique de tout changement important demandé par un auteur après l’acceptation du manuscrit, y compris un changement à la liste d’auteurs, ou un ajout ou une suppression d’une quantité importante de matière.
5.5 Arbitres
a. Les arbitres agissent en tant que conseillers au directeur scientifique et ne doivent s’en tenir qu’à leur domaine d’expertise. Un arbitre qui ne se sent pas suffisamment qualifié pour évaluer un manuscrit devrait le renvoyer immédiatement au directeur scientifique.
b. Un arbitre qui ne peut offrir une opinion impartiale au sujet d’un manuscrit devrait transmettre au directeur scientifique cette impartialité ou ce conflit d’intérêt et renvoyer le manuscrit immédiatement.
c. Un arbitre qui est incapable de compléter l’examen d’un manuscrit dans le délai prescrit devrait le renvoyer au directeur scientifique immédiatement.
d. L’arbitre doit être en mesure d’appuyer adéquatement toutes ses déclarations afin de permettre au directeur scientifique de prendre une décision bien informée au sujet du manuscrit.
e. L’arbitre doit attirer l’attention du directeur scientifique sur toute omission évidente par un auteur de citer le travail d’autres scientifiques.
f. Les arbitres doivent traiter le manuscrit en toute confidentialité. Si les arbitres désirent recueillir l’avis de collègues, ils doivent d’abord consulter le directeur scientifique ou le co-directeur scientifique, selon le cas. Les collègues doivent aussi respecter le caractère confidentiel du document.
g. Un arbitre ne doit pas utiliser l’information, les arguments ou les interprétations non publiés divulgués dans un manuscrit pour ses propres recherches sans l’accord de l’auteur.
5.6 Directeur des publications
a. Le directeur des publications est en charge des arrangements et de la négociation de tous les contrats concernant les publications de la SCMO.
b. Le directeur des publications a la responsabilité générale pour la qualité des périodiques et des monographies publiés par la SCMO.
c. Le directeur des publications doit étudier toute la documentation disponible relative à la qualité et à la compétitivité scientifiques des publications (p. ex. les statistiques de citation) et s’occuper des questions d’éthique (p. ex. déclaration de données frauduleuses, publication en double, soumission de matériel inapproprié) qui lui sont référées par le directeur scientifique.
d. Lorsqu'un directeur scientifique n’exerce pas ses fonctions telles que décrites dans cette politique, il en revient au directeur des publications de recommander au Conseil la cessation de son mandat.
e. Le directeur des publications a libre accès à tous les dossiers des directeurs scientifiques des publications de la SCMO. Le directeur des publications peut exercer ce droit au besoin afin d’assurer que les politiques et procédures utilisées sont conformes à celles décrites dans cette Politique sur les publications. Toute information obtenue lors d’une telle vérification demeurera strictement confidentielle.
5.7 Éditeur
a. La SCMO est l’éditeur de toutes les publications officielles de la Société, qui est représentée par le directeur des publications. L’éditeur doit établir des politiques, procédures et lignes directrices pour la production des publications, par l’entremise de rédacteurs techniques et d’autres personnes, tel que requis.
b. L’éditeur refuse
toute responsabilité quant aux déclarations ou opinions émises
par un collaborateur, et un énoncé à cet effet est
publié dans toutes ses publications.
6. Diverses politiques au sujet des publications
6.1 A-O – Longueur des articles, taille du numéro et utilisation de la couleur
Aucune restriction n’est imposée quant à la longueur des articles publiés dans A-O. Le nombre minimum d’articles pour un numéro d’A-O est dicté par la possibilité d'imprimer le titre sur le dos du livre. Le nombre minimum de pages est ainsi établi à 64; aucune limite n’est imposée quant au nombre maximum de pages. Tous les coûts associés à l’utilisation de la couleur dans les pages intérieures doivent être autorisés et déboursés par l’auteur ou les auteurs approprié(s).
6.2 CMOS Bulletin SCMO – Taille du numéro et utilisation de la couleur
Le Bulletin contient habituellement 32 pages. En général, on ne retrouve de la couleur que sur la page couverture, et ce, que si l’illustration de la couverture le nécessite. La couleur n’est pas utilisée dans les pages intérieures à moins qu’elle soit payée par l’annonceur.
6.3 Numéros spéciaux et sections spéciales d’A-O
Un Numéro spécial est un des quatres numéros trimestriels qui est dévoué entièrement à un sujet particulier.
Une Section spéciale est une partie d'un numéro trimestriel régulier qui contient trois articles ou plus sur un sujet particulier. Toutefois, trois articles ou plus sur un même sujet ne seront pas traités comme une section spéciale à moins que ces articles n'aient été co-ordonnés par un promoteur.
Les numéros spéciaux ou sections spéciales sont d’une grande utilité dans la présentation d'un éventail de résultats de recherche sur un sujet ou une expérience unique, mais leur préparation demandent beaucoup plus de temps et d’efforts. C’est pourquoi A-O tentera de publier un numéro spécial d’A-O par volume; cependant il n'y a pas de restriction sur le nombre de sections spéciales. Lorsque le directeur scientifique recevra une proposition pour un numéro spécial ou section spéciale, le proposant devra préparer un document écrit dans lequel il indiquera le titre, l’objectif, la liste prévue des manuscrits (auteurs et titres), la liste des directeurs scientifiques invités, les arbitres, le rôle du proposant, les dispositions financières (p. ex. qui sera responsable des frais par page), la probabilité d’un plus grand tirage, le calendrier de publication, etc. (voir paragraphe 5.3 pour les lignes directrices sur la sélection des directeurs scientifiques invités). Cette information sera partagée ave le rédacteur technique et le directeur des publications. Le proposant devra également rédiger un avant-propos pour le numéro spécial ou la section spéciale.
Les numéros spéciaux et sections spéciales sont identifiés sur la couverture imprimée au moyen d'un sigle, acronyme, illustration ou autre graphique identificateur. Il y aura aussi un nom ou acronyme (bilingue si possible) par lequel on pourra généralement référer à ce numéro (ou section) spécial à l'avenir; p. ex.: CLASS.
Les sections spéciales seront placées à la fin du numéro. L"index mettra en évidence le titre de la section.
En plus des 50 copies gratuites de leur article, les auteurs de Numéros ou Sections spéciales pourront recevoir quelques copies gratuites du numéro au complet, et pourront aussi commander de copies supplémentaires à un prix déterminé avant l'impression. Le coordinateur du numéro ou de la section spéciale pourra recevoir jusqu'à 50 copies gratuites du numéro, en autant que la demande soit faite au bureau de la SCMO avant l'impression.
6.4 Droits d’auteur
Afin que le manuscrit d’un auteur soit accepté pour publication, l’auteur doit transférer le droit d’auteur à la SCMO. En tant que détenteur du droit d’auteur de toute documentation originale publiée dans ses publications, la SCMO (par le biais du directeur des publications) possède le droit d’accorder la permission de copier ou de publier à nouveau des articles, ou des parties de ceux-ci, pourvu que la source de cette documentation soit pleinement reconnue. Ce service est habituellement sans frais si l’utilisation prévue est principalement de nature scientifique. Les auteurs de cette documentation reproduite recevront une copie de l’autorisation, si leur adresse est connue.
La SCMO se réserve le droit d’exiger des frais pour toute forme de reproduction ou de publication autre que pour usage interne ou personnel, telle que la reproduction pour diffusion générale, à des fins publicitaires ou promotionnelles, pour la création de nouveaux ouvrages collectifs ou pour la revente. Tout arrangement sera négocié par le directeur des publications. Voir aussi la section 5.1j) sur l’utilisation par les auteurs de la documentation protégée par un droit d’auteur.
6.5 Langues officielles
Toute la documentation officielle provenant du siège social de la Société sera publiée dans les deux langues officielles.
Dans le Bulletin et sur la page Web, toute la documentation se rapportant aux membres et provenant du Conseil ou de l’Exécutif de la SCMO sera publiée dans les deux langues officielles. Les articles seront publiés dans la langue de l’auteur, avec un résumé dans l’autre langue, si possible.
Les autres articles (scientifiques ou d’intérêt général) seront publiés en français ou en anglais, au choix de l’auteur. Certains documents d’intérêt général peuvent à l’occasion être traduits par la SCMO.
Les articles et notes de recherches d’A-O sont toujours précédés d’un résumé informatif en anglais et en français.
6.6 Unités standard
Dans A-O, les unités métriques sont utilisées ou données en équivalence. L’utilisation des unités du SI est préférable, tel que souligné dans le Guide canadien du système métrique (CAN/CSA - Z234.1-89).
6.7 Orthographe
La pratique de l’anglais et son orthographe se font selon le dictionnaire Oxford et le style britannique. La grammaire et l’orthographe françaises sont basées sur l’Office de la langue française du Québec. La traduction de la terminologie et des expressions scientifiques est basée sur Termium du Secrétariat d’État du Canada. Les dictionnaires Villeneuve et de l’OMM demeurent des sources secondaires.
6.8 Destruction des manuscrits
Les manuscrits originaux peuvent être détruits un an après la publication.
Les manuscrits rejetés seront conservés par le directeur scientifique pendant au moins deux ans après la décision. Les directeurs scientifiques associés feront parvenir les manuscrits rejetés au directeur scientifique.
6.9 Frais d'auteur
Aucun frais d'auteur n’est exigé pour les articles publiés dans le Bulletin.
Pour A-O:
i) Les frais d'auteur sont établis occasionnellement par le Conseil de la SCMO, sous les recommandations du Comité de rédaction d’A-O.
ii) Le directeur scientifique doit informer l’auteur des frais applicables, comme condition d’acceptation.
iii) Le directeur des publications peut accorder une réduction des frais d'auteur lorsqu’un auteur n’est pas en mesure de les payer, par exemple si l’auteur ne bénéficie d’aucune subvention de recherche ou de financement. Les auteurs ne devraient pas avoir à payer ces frais de leurs fonds personnels.
iv) L’auteur correspondant doit payer les frais d'auteur, mais la SCMO facturera séparément les co-auteurs si l’auteur correspondant négocie une entente de partage des coûts avec eux.
v) La SCMO remettra cinquante tirés à part; cet avantage peut être retiré si les frais d'auteur ne sont pas complètement payés.
6.10 Publicité dans les publications de la SCMO
La publicité est acceptée dans les publications de la SCMO sous réserve de l’approbation du directeur des publications. Toutes les publicités doivent être conformes à la politique éditoriale de la publication. En générale, la publicité paraîtra dans le Bulletin ou sur la page d’accueil. Aucune publicité n’est permise dans A-O, et ce, afin de maintenir son orientation scientifique. Toutefois, les encarts publicitaires peuvent être inclus dans les envois d’A-O, s’ils sont jugés appropriés par le directeur des publications.
Les publicités suivantes sont acceptées:
i. La publicité soumise par un autre organisme peut être acceptée sans frais si, en échange, un bénéfice est consenti aux publications de la SCMO.
ii. La publicité annonçant des conférences et colloques à venir peut être acceptée sans frais, sous réserve de l’approbation du directeur scientifique de la publication concernée. Cette publicité ne sera acceptée que si l’événement comporte un intérêt pour une majorité de lecteurs de la publication. L’événement ne doit pas nécessairement avoir lieu au Canada.
iii. La publicité payée peut être acceptée si elle est conforme à la politique éditoriale de la publication. Aucune publicité d’un produit ou d’un service nécessitant l’aval de la SCMO ne sera acceptée. Les encarts volants sont considérés comme de la publicité.
Le Bulletin publie à l’occasion les frais publicitaires.
6.11 Location de la liste de distribution
La SCMO ne loue pas ses listes de membres ou d’abonnés. Toutefois, la SCMO peut effectuer l’envoi de publicités acceptables pour un tarif fixe, en plus des frais directs.
6.12 Tirage
Que ce soit pour A-O ou pour le Bulletin, le tirage est déterminé par le bureau d’affaires de la SCMO et est transmis à l’imprimeur de la façon suivante: le nombre d’abonnés payants et complémentaires, plus 20 pour les abonnements tardifs, plus 50 pour les archives et les anciens numéros. La quantité est arrondie à la cinquantaine supérieure. Le contrat avec l’imprimeur prévoit une variation de ± 3 à 5 %.
En ce qui a trait au Programme et résumés du Congrès, le bureau de la SCMO nécessite 50 exemplaires pour les organisateurs du Congrès afin de répondre aux besoins des abonnés et à des fins d’archivage.
6.13 Édition dans les médias non écrits
Toutes les politiques mentionnées ci-haut s’appliquent également à la publication sur le WWW, sur cd-rom ou sur tout autre moyen.
6.14 Archives
Une copie reliée de toutes les publications passées et présentes (A-O, Bulletin et Programmes et résumés du Congrès) (y compris Atmosphere, Climatological Bulletin, CMOS Newsletter, Chinook et Publications of the Canadian Branch of the Royal Meteorological Society) de la SCMO est conservée dans les bureaux exécutifs de la SCMO. La Revue annuelle est reliée avec le Bulletin et/ou le Newsletter.
Le CD-ROM cumulatif d’Atmosphere-Ocean sert aussi comme type d’archives.
Éventuellement, il serait souhaitable d’archiver les autres publications sous un second format, autre que par reliure.
6.15 Inventaire des anciens numéros d’A-O et du Bulletin
La SCMO garde une quantité variable d’exemplaires de toutes les publications dans le but de les vendre ou pour les besoins de l’archivage.
Tous les numéros supplémentaires sont gardés au cours des deux premières années après la publication.
Dans les troisième et quatrième années, les stocks sont réduits à environ 25 exemplaires.
À partir de la cinquième année, les stocks sont réduits à cinq exemplaires, ou jusqu’à 10 si l’espace le permet. Dans tous les cas, le nombre minimum d’exemplaires est de deux.
6.16 Déclaration de principe sur les abonnements de la SCMO
Voir l'Annexe
2
Octobre 2001
==================================================
Critères de sélection des co-directeurs scientifiques pour A-O
On recherche les qualités suivantes:
1) Scientifique actif, avec bonne réputation scientifique, au Canada et à l'étranger.
2) Intérêt démontré pour la SCMO, p. ex la participation à d'autres comités ou activités dans le passé; avoir déjà publié dans A-O, le CMOS Bulletin SCMO ou autre publication; membre de comité d'organisation de congrès ou autre conférence de la SCMO.
3) Talent de critique démontré, p. ex. co-directeur pour A-O ou autre publication; éditeur de publication interne.
4) Disponibilité: être disposé et capable de dévouer le temps nécessaire au moment requis afin de contribuer au traitement rapide des manuscrits reçus.
5) Être capable de prendre des décisions de façon juste et équitable.
6) Connaissance acceptable des deux langues officielles, suffisante pour comprendre des textes scientifiques rédigés par les auteurs ou les critiques.
7) Vouloir contribuer à l'amélioration de la qualité d’A-O.
8) Dynamique et proactif dans la recherche d'articles à publier.
9) Avoir l’appui de son employeur (p. ex.: secrétariat, voyages aux conférences, soutien moral).
Note: Si nécessaire,
la SCMO fournira une assistance additionnelle en secrétariat.
1. Terme des abonnements: année civile ou année du volume seulement
2. Les annulations d'abonnements ne sont pas acceptées après que le premier numéro du volume a été envoyé. Si l'avis d'annulation est reçu avant le premier envoi, les frais d'abonnement seront remboursés en entier.
3. Les réclamations pour
non-réception d'un numérosont acceptées si reçues
moins de six mois après l'envoi. Si le numéro est épuisé,
une photocopie noir et blanc sera fournie. On utilisera le courrier régulier
(par mer) à moins que le client paie les frais d'envoi aérien
(couramment $2 par numéro pour envoi vers les ÉU et $5 outremer).
Les réclamations seront traitées en deçà de deux semaines, et le commis aux publications informera le client séparément par courriel ou fax si la réclamation est acceptée ou non et que l'envoi a été effectué.
Une réclamation subséquente pour les mêmes numéros, ou une réclamation plus de six mois après la date d'envoi sera traitée, mais le client devra payer le prix établi pour les numéros passés.
4. Méthodes de paiement
a) aux membres
Ainsi donc, les nouveaux membres qui reçoivent
une adhésion à prix réduit avec l'inscription au congrès
n'ont pas droit aux numéros passés du CMOS Bulletin SCMO,
mais recevront tous les numéros publiés durant le reste de
l'année.
Les membres réguliers, étudiants
et retraités qui renouvellent leur adhésion en retard (après
la date d'expiration de leur adhésion courante) n'ont pas droit
aux numéros passés du Bulletin. Toutefois, ils peuvent se
procurer les numéros passés au prix de $5.00 chacun.
Les membres corporatifs et de soutien qui
renouvellent leur adhésion en retard (après la date d'expiration
de leur adhésion courante) ont droit aux numéros passés
de toutes les publications de cette année.
Les abonnés qui renouvellent leur
abonnement en retard (après l'impression du premier numéro)
recevront les numéros passés de façon non-prioritaire,
si les stocks le permettent. Si les stocks sont épuisés,
on leur offrira des photocopies au prix coûtant.
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